Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních a dalších zpracovávaných údajů.

  1. Informace ke zpracování osobních dat.

    2. Zpracováním osobních údajů se rozumí jakékoliv systematické operace s osobními údaji jako je jejich shromažďování, zaznamenání, strukturování, řazení, používání, ukládání, pozměnění, vyhledávání, nahlédnutí, šíření, vymazávání nebo jejich likvidace. Zpracovávat osobní údaje může buď správce, nebo zpracovatel. Správcem osobních údajů je ten, kdo určuje účel zpracování osobních údajů, provádí jejich zpracování a odpovídá za něj. Zpracovatelem je pak ten, kdo zpracovává osobní údaje na základě smluvního vztahu se správcem.

  2. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme.

    3. Zpracováváme pouze osobní údaje a zvláštní osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich služeb (např. v rámci smluvního vztahu, vyřizování škodních událostí, oprávněného zájmu správce, právních důvodů atd.), resp. uzavření smlouvy o užívání této služby.

    1. Identifikační a kontaktní údaje – jedná se o jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu případně jiného bydliště, druh, číslo a platnost průkazu totožnosti, telefonní číslo, číslo faxu, e-mailová adresa či jiný obdobný kontaktní údaj, u klienta podnikající fyzické osoby též IČ a DIČ. Dalšími možnými identifikačními údaji jsou IP adresa klientem používaného počítače, podpisový vzor, číslo účtu a jiné specifické autentizační údaje. Vzhledem k zákonné povinnosti řádně identifikovat klienty zpracováváme údaje o průkazech totožnosti klientů v rozsahu druh a číslo průkazu, na základě výslovného souhlasu klienta pak můžeme pořizovat kopie těchto průkazů.
    2. Údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy s klientem – jedná se zejména o údaje nutné k posouzení rizikovosti z pohledu prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu a údaje zjišťované pro posouzení finančního rizika obchodu.
    3. Údaje vznikající plněním závazků ze smluv a vzniklých činností – tyto vznikají po poskytnutí produktu či služby klientovi, a jsou to např. doba trvání smlouvy, stav pohledávek za klientem, stav pohledávek, čísla účtů apod.

    Nezpracováváme osobní údaje spadající mezi zvláštní kategorie osobních údajů, resp. tzv. citlivé údaje (jakou jsou zejména údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, údaje o náboženském či filozofickém přesvědčení, nebo údaje o sexuálním životě či orientaci fyzické osoby), vyjma údajů o zdravotním stavu, elektronického podpisu získaného při uzavírání nebo změně smluvního vztahu elektronickou formou.

    Nejčastěji se jedná o údaje, které nám sdělíte při registraci k některé z našich služeb:

    • Titul
    • Jméno
    • Příjmení
    • Rodné číslo
    • Datum narození
    • Bydliště / adresa
    • Číslo pasu
    • Číslo ŘP
    • Číslo OP
    • Mobilní telefon nebo jiné telefonní číslo
    • Email
    • RČ
    • Audio záznam
    • Video záznam
    • Fotografie
    • Rodinný stav
    • Číslo účtu
    • Příjem ze zaměstnání
    • Exekuce
    • Vyplnění zdravotní dokumentace – zdravotní posudky
    • Anamnéza
    • Diagnóza
    • Krevní skupina
    • Zdravotní pojišťovna
    • Pravomocná odsouzení
    • Podpis

  3. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme.

    4. Při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme následující základní zásady:

    1. Osobní údaje klientů jsou zpracovávány vždy pouze pro jasně a srozumitelně definovaný účel, a to zákonnými prostředky a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Zpracováváme přesné osobní údaje a pouze v takovém rozsahu, který je nezbytný pro plnění smluvních povinností, resp. pro naplnění účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.
    2. Osobní údaje klientů jsou chráněny a jsou zpracovávány způsobem, který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému či nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě či jejich jinému neoprávněnému zpracování. Pro tyto účely jsou dodržována odpovídající technická a organizační opatření a veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
    3. Informujeme své klienty o zpracování jejich osobních údajů a o jejich právech souvisejících s tímto zpracováním.

  4. Kdo všechno bude mít k Vašim údajům přístup.

    5. Vaše údaje jsou u nás v bezpečí. Zajišťujeme takové technické a organizační zabezpečení Vašich údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim údajům či k jejich jinému zneužití. Ochrana Vašich dat je naší prioritou.

    Za určitých, přesně definovaných, podmínek jsme povinni některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, popř. jiným orgánům činným v trestním řízení včetně specializovaných útvarů (ÚOOZ, Celní správa atd.) a dalším orgánům veřejné správy.

  5. Jak a jak dlouho Vaše údaje zpracováváme.

    6. Osobní údaje klientů jsou zpracovávány zaměstnanci naší firmy. Osobní údaje klientů zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, zda trvá potřeba zpracovávat osobní údaje pro určitý účel. Pokud již takový účel neexistuje, jsou osobní údaje likvidovány či vymazávány. Obecně platí, že osobní údaje klientů jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále jsme oprávněni takové údaje zpracovávat pouze tehdy, pokud pro to existuje důvod daný platnou právní úpravou nebo samotnou smlouvou. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu uděleného klientem zaniká právo zpracovávat takové údaje dobou, na kterou byl souhlas udělen, anebo odvoláním souhlasu ke zpracování osobních údajů.

  6. Na základě čeho můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje.

    Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat jednak na základě Vámi uděleného souhlasu, ale dále například také na základě našeho oprávněného zájmu či pro splnění mezi námi uzavřené smlouvy, a to v rozsahu osobních údajů, které jsou k takovému splnění nezbytné. V neposlední řadě je pak důvodem umožňujícím nám zpracovávat Vaše osobní údaje i bez Vašeho souhlasu plnění povinností vyplývající pro nás z platné legislativy. Pro jaké konkrétní účely provádíme jednotlivá zpracování Vašich osobních údajů, uvádíme výše.

    Zpracování osobních údajů bez souhlasu klienta

    Osobní údaje klienta můžeme zpracovávat bez jeho souhlasu z níže uvedených důvodů:

    1. Plnění smluvních povinností vyplývajících ze smlouvy s klientem za účelem
      1. uskutečnění obchodu s klientem a dodržování smluvních povinností tak, aby bylo možné uzavřít a plnit smlouvu,
      2. nabízení produktů a služeb, které souvisí s uzavřeným obchodem.
    2. Plnění zákonných a jiných právních povinností, které spočívají zejména
      1. v plnění povinnosti postupovat s obezřetností,
      2. v prevenci podvodného jednání, kterému mohou být klient či naše společnost vystaveni,
      3. v plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci,
      4. ve vzájemném informování věřitelských subjektů o záležitostech, které vypovídají o bonitě a důvěryhodnosti jejich klientů z hlediska schopnosti plnit smluvní závazky,
      5. v plnění požadavků vyplývajících z legislativy upravující opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a proti financování terorismu,
      6. v plnění povinností vyplývajících ze zákona o archivnictví.
    3. Ochrana práv a právem chráněných zájmů, kde se jedná zejména o zpracování osobních údajů v případě
      1. vedení soudních sporů či jiné sporné agendy,
      2. vymáhání pohledávek,

  7. Jak jsou osobní údaje zabezpečeny.

    8. Veškeré osobní údaje, které nám poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. V této souvislosti pravidelně kontrolujeme, zda systém neobsahuje slabá místa a nebyl vystaven útoku a používáme taková bezpečností opatření, aby, nedošlo k neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům, a která s ohledem na aktuální stav technologií poskytují dostatečné zabezpečení. Přijatá bezpečnostní opatření jsou pak pravidelně aktualizována.

    Za účelem lepšího zabezpečení Vašich osobních údajů je přístup k těmto údajům chráněn heslem.

  8. Jak a kdy můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat.

    9. Jak bylo uvedeno výše, kromě účelů daných pro zpracování osobních údajů plněním smluvních, zákonných či jiných právních povinností, můžeme zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem klienta. Takový souhlas není klient povinen udělit a zároveň je oprávněn takový souhlas kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím zaslání emailové zprávy na adresu: tepos@tepos.cz.

  9. Jsem povinen poskytnout své osobní údaje. Co když osobní údaje neposkytnu.

    10. Vaše osobní údaje nám poskytujete dobrovolně. Pokud nám Váš souhlas neudělíte, popř. ho dodatečně odvoláte, může se stát, že Vám některé naše služby již nebudeme schopni nadále poskytovat, popř. že Vám je nebudeme moci poskytnout v plném rozsahu či kvalitě.

  10. Jaká všechna práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů.

    11. Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte zejména následující práva:

    • právo svůj souhlas kdykoli odvolat;
    • právo osobní údaje opravit či doplnit;
    • právo požadovat omezení zpracování;
    • právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;
    • právo požadovat přenesení údajů;
    • právo na přístup k osobním údajům;
    • právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech;
    • právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“)
      1. právo zlikvidovat osobní údaje, pokud nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo pokud to nevyžaduje úkol ve veřejném zájmu či oprávněný zájem správce
      2. chybí souhlas a neexistuje žádný další právní důvod
      3. údaje byly zpracovány protiprávně
    • další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v obecném nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 po nabytí jeho účinnosti.

  11. Co to znamená, že máte právo vznést námitku.

    12. Pokud by se Vám nelíbilo, že v našem portfoliu produktů a služeb zpracováváme Vaše osobní údaje, máte možnost vznést námitku proti dalšímu zpracovávání Vašich osobních údajů za konkrétním účelem. Pokud tak učiníte, pro konkrétní Váš účel Vaše údaje zpracovávat nebudeme, pokud nám tak neuloží jiný právní důvod.

    Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:
    Úřad pro ochranu osobních údajů
    IČO: 708 37 627
    Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
    www: www.uoou.cz

    Bližší informace o tomto právu obsahuje zejména čl. 21 obecného nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679.

  12. Jak nás můžete kontaktovat.

    13. V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů prosím využijte mailu tepos@tepos.cz, či písemně na naši adresu: TEPOS - HJ, spol. s r.o., Gorkého 61/11, 602 00 Brno.

Závěrečné upozornění

V této souvislosti bychom Vás chtěli upozornit, že můžeme chtít, abyste nám s nárokem Vašich práv, vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost, abychom si mohli ověřit Vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.